Goed versiebeheer is belangrijk in elke onderneming. Het zorgt ervoor dat elk document up-to-date is en de meest recente informatie bevat. Door versiebeheer toe te passen is de kans klein dat een werknemer het overzicht kwijtraakt of dat er belangrijke informatie verloren gaan. Wat zijn de grootste voordelen van goed versiebeheer?
Geen chaos in het documentbeheer
Het is belangrijk dat elke versie van een bestand goed wordt opgeslagen en dat er altijd één actuele variant is van elk bestand. Ook is het met versiebeheer binnen een document management system mogelijk om belangrijke bestanden ontoegankelijk te maken voor bepaalde werknemers. Dit garandeert de veiligheid van bestanden en documenten die om discretie vragen. Aan de andere kant is het ook mogelijk om met meerdere mensen tegelijk aan dezelfde versie van een bestand te werken. Zo voorkom je dat iedereen in eigen bestanden gaat rommelen, waardoor vroeg of laat chaos zal ontstaan.
Er zijn altijd back-ups beschikbaar
Een ander belangrijk voordeel van goed versiebeheer is dat het onmogelijk is om bestanden permanent te verwijderen. Werken in oude gedateerde versies is verleden tijd. Mocht een nieuwe versie van een document toch tegenvallen, is dit eenvoudig te herstellen. Je ziet altijd wie welke wijzigingen heeft aangebracht en op welk moment.
Minder opslagruimte nodig
Omdat alle informatie in één up-to-date versie wordt opgeslagen, is er minder opslagruimte nodig. Een document staat op één plek en alle updates komen hier ook in terecht, zonder dat daar hele nieuwe documenten voor te worden aangemaakt. Beeld je nog maar eens in dat je zulke informatieve updates handmatig zou moeten opslaan…
Grootste risico’s van slecht versiebeheer
Slecht of geen versiebeheer leidt vroeg of laat tot fouten en misverstanden. Wanneer informatie dat niet up-to-date is een klant of leverancier bereikt, kan dat zeer vervelende gevolgen hebben. Maar denk ook eens aan de beslissingen die gemaakt kunnen worden op basis van foute of onvolledige informatie. De kans dat je dat op den duur op een goede manier terug kunt draaien is niet groot.
De hoeveelheid informatie binnen elk bedrijf groeit elke dag en dus wordt het elke dag belangrijker om met goed versiebeheer en een goed document management systeem aan de slag te gaan. Waar deze systemen voorheen misschien als luxe producten werden beschouwd, zijn ze nu eigenlijk inmiddels onmisbaar geworden. Loop ook geen onnodig risico en zorg dat je al die informatie binnen het bedrijf goed ordent en opslaat.
